Klauzula informacyjna RODO dla uczestników konferencji

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych uczestników Konferencji „Jedna branża, wspólny kierunek” (dalej: Konferencji) organizowanej dnia 28 września 2026 r. w Warszawie przez Polskie Stowarzyszenie Wykonawców Nawierzchni Asfaltowych

Na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) przedstawiamy podstawowe informacje na temat pozyskiwania i przetwarzania przez nas danych osobowych.

I. DANE ADMINISTRATORA DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Polskie Stowarzyszenie Wykonawców Nawierzchni Asfaltowych (dalej: PSWNA) z siedzibą w Warszawie przy Alejach Jerozolimskich 155/U3, 02-326 Warszawa, KRS: 0000037928, NIP: 5222522641, REGON: 016226878, tel. +48 517 367 622, e-mail: biuro@pswna.pl, www.pswna.pl.

II. Cele, podstawy i okres przetwarzania danych osobowych

1. Pani/Pana dane osobowe pozyskane w związku z uczestnictwem Konferencji, w tym dane podane w formularzu zgłoszeniowym, a także dane w postaci utrwalonego podczas Konferencji wizerunku (w formie zdjęć lub nagrań wideo), będą przetwarzane w następujących celach:
a) rejestracja udziału w Konferencji i obsługa udziału (zawarcie i wykonanie umowy),

b) obsługa płatności, wystawianie dokumentów księgowych oraz wypełnienie obowiązków podatkowych i rachunkowych,

c) zapewnienie organizacji i bezpieczeństwa Konferencji,

d) ewentualne dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami związanymi z udziałem w Konferencji,

e) prowadzenie komunikacji informacyjnej i technicznej dotyczącej Konferencji,

f) w przypadku wyrażenia odrębnej zgody – przesyłanie informacji marketingowych o przyszłych konferencjach i wydarzeniach PSWNA oraz utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika w materiałach promocyjnych.

2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy uczestnictwa lub podjęcia działań przed jej zawarciem (rejestracja, komunikacja, obsługa płatności),
b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne ciążące na Administratorze (np. przechowywanie dokumentów księgowych),
c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, obejmujący m.in. zapewnienie bezpieczeństwa Konferencji, dochodzenie i obronę roszczeń, dokumentowanie przebiegu Konferencji, prowadzenie analiz organizacyjnych,
d) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Uczestnika w zakresie dobrowolnego otrzymywania informacji marketingowych po Konferencji oraz utrwalania i rozpowszechniania jego wizerunku, jeśli jest wymagana.

III. ŹRÓDŁO POCHODZENIA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe uczestników pochodzą z formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie www.pswna.pl

IV. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych w celach określonych w punkcie II, Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez:

1) upoważnionych pracowników Administratora w zakresie organizacji Konferencji,

2) nieokreślony krąg odbiorców w związku utrwalonym wizerunkiem na fotografiach i materiałach wideo z Konferencji oraz udostępnieniem tychże bez ograniczeń terytorialnych i czasowych poprzez zwielokrotnianie oraz publiczne wyświetlanie, a także publiczne udostępnianie, w tym w Internecie.

V. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez czas niezbędny do organizacji Konferencji. Publikacja wizerunku może być wielokrotna i nieograniczona czasowo.

VI. PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

1) cofnięcia zgody, w zakresie przetwarzania na podstawie zgody – przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,

2) dostępu do swoich danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych,

3) sprostowania (poprawiania) danych osobowych,

4) usunięcia danych osobowych przetwarzanych na podstawie wyrażonej zgody na ich przetwarzanie,

5) ograniczenia przetwarzania danych osobowych,

6) sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,

7) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych: ul. S. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa), jeżeli Pani/Pana zdaniem przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

VII. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Podanie Pani/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednak konieczne do zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji. Niepodanie danych uniemożliwia rejestrację do udziału w Konferencji. Podanie nieprawdziwych danych wiąże się z odpowiedzialnością określoną w odpowiednich przepisach.

2. W zakresie przetwarzania opartego na podstawie zgody ma Pani/Pan prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na gromadzenie i przetwarzanie swoich danych osobowych. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

3. Zgodę może Pani/Pan wycofać poprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na adres korespondencyjny PSWNA.oprzez wysłanie oświadczenia o wycofaniu zgody na adres korespondencyjny PSWNA.