REGULAMIN UCZESTNICTWA W KONFERENCJI PSWNA 2026 „JEDNA BRANŻA, WSPÓLNY KIERUNEK”

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady udziału w „Jedna branża, wspólny kierunek. Konferencji PSWNA 2026”, organizowanej 28 września 2026 r. w Warszawie, zwanej dalej „Konferencją”.
2. Organizatorem Konferencji jest Polskie Stowarzyszenie Wykonawców Nawierzchni Asfaltowych, z siedzibą w Warszawie, Aleje Jerozolimskie 155, U3, wpisane do właściwego rejestru stowarzyszeń, dalej „Organizator”.
3. Konferencja ma charakter otwarty dla przedstawicieli branży budownictwa drogowego, w szczególności wykonawców nawierzchni asfaltowych, producentów mieszanek mineralno‑asfaltowych, materiałów i surowców, firm sprzętowych oraz instytucji otoczenia biznesu.
4. Udział w Konferencji jest odpłatny, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.
5. Regulamin jest publikowany na stronie internetowej Konferencji pod adresem: https://pswna.pl/konferencja-pswna-2026/ i jest udostępniany Uczestnikowi przed rejestracją.

§ 2. Definicje

1. Uczestnik – osoba fizyczna zgłaszająca swój udział w Konferencji za pośrednictwem formularza rejestracyjnego, biorąca udział w Konferencji osobiście.
2. Podmiot wysyłający – przedsiębiorca lub instytucja delegująca pracownika/przedstawiciela do udziału w Konferencji.
3. Formularz zgłoszeniowy – elektroniczny formularz rejestracyjny udostępniony na stronie: https://pswna.pl/konferencja-pswna-2026/.
4. Cennik – aktualna tabela opłat za udział w Konferencji, wraz z zakresem świadczeń objętych opłatą.
5. Strona Konferencji – strona internetowa Konferencji pod adresem https://pswna.pl/konferencja-pswna-2026/.

§ 3. Zawarcie umowy i zasady uczestnictwa

1. Wypełnienie i przesłanie Formularza zgłoszeniowego stanowi zgłoszenie udziału w Konferencji oraz złożenie Organizatorowi oferty zawarcia umowy o uczestnictwo na warunkach określonych w Regulaminie.
2. Przesłanie formularza zgłoszeniowego jest równoznaczne z:
   a) potwierdzeniem zapoznania się z treścią Regulaminu i jego akceptacją,
   b) wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do organizacji Konferencji, zgodnie z Klauzulą informacyjną RODO dla uczestników Konferencji, dostępną na stronie https://pswna.pl/konferencja-pswna-2026/.
3. Po otrzymaniu zgłoszenia Organizator przesyła na adres e‑mail podany w Formularzu fakturę proforma obejmującą opłatę konferencyjną za udział Uczestnika/ów.
4. Warunkiem skutecznego zawarcia umowy o uczestnictwo jest:
   a) przesłanie Formularza zgłoszeniowego,
   b) dokonanie płatności wynikającej z faktury proforma w terminie wskazanym na fakturze,
   c) zaksięgowanie płatności na rachunku bankowym Organizatora.
5. Organizator potwierdza udział w Konferencji po zaksięgowaniu płatności, przesyłając Uczestnikowi wiadomość e‑mail na wskazany adres, co stanowi przyjęcie oferty i zawarcie umowy o uczestnictwo.
6. Organizator może odmówić przyjęcia zgłoszenia w szczególności w przypadku wyczerpania limitu miejsc lub stwierdzenia podania nieprawdziwych danych w Formularzu zgłoszeniowym.
7. Uczestnik zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Regulaminu, zasad bezpieczeństwa oraz zaleceń Organizatora i obsługi Konferencji.

§ 4. Opłaty i fakturowanie

1. Wysokość opłaty konferencyjnej wynosi 999,00 (dziewięćset dziewięćdziesiąt dziewięć) złotych netto dla przedstawicieli firm będących członkami PSWNA oraz 1099,00 (tysiąc dziewięćdziesiąt dziewięć) złotych netto dla przedstawicieli firm niezrzeczonych w PSWNA. Podane kwoty nie zawierają podatku VAT.
2. Opłata konferencyjna obejmuje w szczególności udział w obradach Konferencji, materiały konferencyjne oraz świadczenia dodatkowe wskazane przez Organizatora.
3. Opłata konferencyjna jest ustalana w złotych polskich, nie podlega negocjacji i jest należna niezależnie od faktycznego skorzystania przez Uczestnika ze wszystkich świadczeń objętych opłatą.
4. Płatności dokonywane są na podstawie faktury proforma wystawionej przez Organizatora i przesłanej na adres e‑mail wskazany w Formularzu zgłoszeniowym.
5. Za datę dokonania płatności przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Organizatora.
6. Po zaksięgowaniu płatności Organizator wystawia i przesyła fakturę VAT na dane podane w Formularzu zgłoszeniowym.
7. Brak płatności w terminie wskazanym na fakturze proforma może skutkować anulowaniem zgłoszenia.

§ 5. Rezygnacja, zmiany i odwołanie Konferencji

1. Rezygnacja z udziału w Konferencji wymaga formy pisemnej lub wiadomości e‑mail przesłanej na adres: biuro@pswna.pl.
2. Regulamin nie przewiduje możliwości zwrotu opłaty konferencyjnej w przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Konferencji. W przypadku braku możliwości udziału zgłoszonego Uczestnika, Podmiot wysyłający lub Uczestnik może, bez ponoszenia dodatkowych kosztów, wskazać na swoje miejsce innego uczestnika (osobę zastępującą), spełniającego warunki uczestnictwa określone w Regulaminie.
3. Zmiana Uczestnika wymaga zgłoszenia w formie wiadomości email na adres: biuro@pswna.pl, nie później niż na 7 dni przed terminem Konferencji, wraz z podaniem danych osoby zastępującej niezbędnych do rejestracji oraz wystawienia dokumentów.
4. Zmiana Uczestnika staje się skuteczna z chwilą potwierdzenia jej przez Organizatora drogą email. Osoba zastępująca przystępuje do udziału w Konferencji na warunkach określonych w Regulaminie, z którymi zobowiązana jest się zapoznać.
5. Dokonanie zmiany Uczestnika nie wpływa na wysokość ani wymagalność opłaty konferencyjnej; opłata wniesiona za zgłoszonego Uczestnika zostaje zaliczona na poczet udziału osoby zastępującej.
6. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu, kolejności wystąpień, prelegentów, godzin oraz miejsca Konferencji z przyczyn od niego niezależnych, przy zachowaniu zbliżonego charakteru merytorycznego wydarzenia.
7. W przypadku odwołania Konferencji przez Organizatora Uczestnikowi przysługuje zwrot opłaty konferencyjnej lub możliwość jej zaliczenia na poczet innego wydarzenia organizowanego przez PSWNA.

§ 6. Odpowiedzialność

1. Organizator nie odpowiada za rzeczy osobiste Uczestników pozostawione na terenie Konferencji.
2. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone z jego winy na terenie Konferencji.
3. Odpowiedzialność Organizatora wobec Uczestnika ogranicza się do szkód wyrządzonych z winy umyślnej, w granicach rzeczywiście poniesionej straty.

§ 7. Prawa autorskie, materiały i wizerunek

1. Materiały udostępniane podczas Konferencji (prezentacje, opracowania, nagrania) mogą stanowić utwory w rozumieniu przepisów prawa autorskiego.
2. Uczestnik uprawniony jest do korzystania z materiałów wyłącznie w ramach własnego użytku zawodowego związanego z działalnością w branży nawierzchni asfaltowych, bez prawa ich dalszego udostępniania ani publikacji, chyba że Organizator lub autor materiału wyraźnie postanowi inaczej.
3. Organizator może utrwalać przebieg Konferencji w formie zdjęć oraz nagrań audio‑video w celu dokumentowania, promocji oraz sprawozdawczości. Przetwarzanie wizerunku Uczestników odbywa się zgodnie z przepisami RODO, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Organizatora lub zgody Uczestnika – odpowiednio do celu przetwarzania.

§ 8. Dane osobowe i RODO

1. Administratorem danych osobowych Uczestników Konferencji jest Polskie Stowarzyszenie Wykonawców Nawierzchni Asfaltowych, Aleje Jerozolimskie 155, U3, 02‑326 Warszawa, e‑mail: biuro@pswna.pl, tel.: 517 367 622.
2. Dane osobowe Uczestników są przetwarzane w następujących celach:
   a) rejestracja udziału w Konferencji i obsługa udziału (zawarcie i wykonanie umowy),
   b) obsługa płatności, wystawianie dokumentów księgowych oraz wypełnienie obowiązków podatkowych i rachunkowych,
   c) zapewnienie organizacji i bezpieczeństwa Konferencji,
   d) ewentualne dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami związanymi z udziałem w Konferencji,
   e) prowadzenie komunikacji informacyjnej i technicznej dotyczącej Konferencji,
   f) w przypadku wyrażenia odrębnej zgody – przesyłanie informacji marketingowych o przyszłych konferencjach i wydarzeniach PSWNA oraz utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku Uczestnika w materiałach promocyjnych.
3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
   a) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy uczestnictwa lub podjęcia działań przed jej zawarciem (rejestracja, komunikacja, obsługa płatności),
   b) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązki prawne ciążące na Administratorze (np. przechowywanie dokumentów księgowych),
   c) art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora, obejmujący m.in. zapewnienie bezpieczeństwa Konferencji, dochodzenie i obronę roszczeń, dokumentowanie przebiegu Konferencji, prowadzenie analiz organizacyjnych,
   d) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda Uczestnika w zakresie dobrowolnego otrzymywania informacji marketingowych po Konferencji oraz utrwalania i rozpowszechniania jego wizerunku, jeśli jest wymagana.
4. Dane osobowe przetwarzane w związku z udziałem w Konferencji obejmują w szczególności: imię, nazwisko, stanowisko, nazwę pracodawcy/podmiotu wysyłającego, dane kontaktowe (adres e‑mail, numer telefonu), dane do faktury oraz inne informacje podane w Formularzu zgłoszeniowym.
5. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do rejestracji i udziału w Konferencji; brak podania danych może uniemożliwić zawarcie umowy uczestnictwa.
6. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres:
   a) niezbędny do realizacji Konferencji oraz bezpośrednich rozliczeń z nią związanych,
   b) wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego – w zakresie danych księgowych,
   c) przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z udziału w Konferencji – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu,
   d) do czasu wycofania zgody lub upływu okresu wskazanego w treści zgody – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody.
7. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora, w szczególności dostawcom systemu rejestracji online, firmom świadczącym usługi IT, księgowe, podmiotom odpowiedzialnym za obsługę płatności, usług fotograficznych oraz innym odbiorcom danych, gdy wynika to z przepisów prawa lub jest niezbędne do organizacji Konferencji.
8. Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych; jeżeli konieczne będzie korzystanie z usług zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, Administrator zastosuje odpowiednie środki ochrony wymagane przez RODO.
9. Uczestnik ma prawo:
   a) dostępu do swoich danych oraz uzyskania ich kopii,
   b) sprostowania (poprawiania) swoich danych,
   c) żądania usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
   d) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych prowadzonego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
   e) przenoszenia danych – w zakresie przewidzianym w RODO,
   f) cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
10. Uczestnik ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. S. Moniuszki 1A, 00‑014 Warszawa, jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych narusza przepisy RODO.
11. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym kategorie odbiorców danych, okresy ich przechowywania oraz zasady realizacji praw Uczestników, zawiera Klauzula informacyjna RODO dla uczestników Konferencji PSWNA 2026, dostępna na stronie https://pswna.pl/konferencja-pswna-2026/.

§ 9. Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od dnia 1 lipca 2026 r. i ma zastosowanie do zgłoszeń udziału w Konferencji składanych od tej daty.
2. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, przy czym zmiana nie może naruszać praw nabytych Uczestników; aktualna treść Regulaminu jest każdorazowo publikowana na Stronie Konferencji.
3. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w tym Kodeksu cywilnego oraz przepisy RODO.

---